Implantación del Sistema Quipux

Implantación del Sistema de Gestión Documental Quipux

La Implantación del Sistema Quipux se realiza en conformidad al Acuerdo Ministerial No. 718 del 13 de julio de 2011. En su “Art. 1 se dispone a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva la utilización del Sistema Web www.gestiondocumental.gob.ec para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos”

El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información a través de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, realiza la implantación del Sistema de Gestión Documental Quipux, exclusivamente a las entidades de la Administración Pública Central, según Acuerdo Ministerial N°718. Por lo tanto las instituciones públicas que no formen parte de la Administración Pública Central, deberán revisar el proceso que se encuentra al final de la página.

Proceso de implantación del Sistema Quipux

ícono de hoja

1) Solicitud de uso del sistema.

La máxima autoridad de la institución que requiere la implantación del sistema Quipux, deberá enviar una solicitud mediante oficio dirigido al Subsecretario de Gobierno Electrónico, con la siguiente información:

Datos de la institución

  • Nombre
  • Ruc
  • Sigla
  • Número telefónico
  • Dirección

Datos del Administrador Institucional

  • Nombres y Apellidos
  • Número de cédula
  • Cargo
  • Correo electrónico
  • Número telefónico  y extensión
  • Número celular

2) Capacitación del Administrador Institucional Quipux- AIQ

El Administrador Institucional Quipux AIQ  designado deberá realizar una capacitación de 12 horas en:

  • Bandeja de entrada,
  • Bandeja de salida y
  • Administración del sistema.
Capacitación Quipux
ícono usuario

3) Creación de una cuenta de administrador en ambiente capacitación

El Administrador Operacional Quipux de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, creará los accesos necesarios en el ambiente de capacitación; se enviará por correo electrónico al Administrador Institucional Quipux AIQ designado por la institución solicitante la plantilla de seguimiento para la parametrización respectiva.

En el plazo de 7 días calendario, el AIQ deberá realizar las actividades detalladas en la plantilla de seguimiento e informar el cumplimiento a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico para la revisión y aprobación respectiva. En caso de no cumplir la actividades en el plazo propuesto se suspenderá el proceso de implementación.

4) Confirmación de actividades y paso a producción

Una vez revisadas y aprobadas las actividades realizadas por el AIQ, se procederá a crear una cuenta de administrador en el ambiente de producción para la parametrización respectiva.

Capacitación Quipux

Responsabilidades del Administrador Institucional Quipux

  • Velar por el correcto y buen uso del sistema Quipux en la institución.
  • Capacitar a sus usuarios internos.
  • Parametrizar el sistema en ambiente de capacitación y producción.
  • Gestionar los usuarios internos.
  • Entregar los respaldos de documentación de usuarios inactivos de su institución.
  • Brindar soporte de primer nivel al personal de su institución.
  • Difundir notificaciones relacionadas al Sistema Quipux.
  • Reportar al correo electrónico soporte@gobiernoelectronico.gob.ec, inconvenientes o dificultades que no han podido ser resueltas mediante soporte de primer nivel.
ícono de AIQ

Sistema Quipux en instituciones que no pertenecen a la Administración Pública Central.

Las instituciones públicas que no formen parte de la Administración Pública Central y requieran el Sistema de Gestión Documental Quipux, tienen las siguientes opciones:

Opción 1: Descargar el código del Sistema Quipux en el portal de software público MINKA; se recomienda la instalación si toda la institución va utilizar el sistema para su gestión documental interna.

Opción 2: Activar su cuenta Ciudadana con Firma Electrónica; esta opción se recomienda en el caso de que las máximas autoridades utilizarían Quipux para enviar y recibir información de otras instituciones de la Administración Pública Central; para más información sobre esta opción puede comunicarse al 1800- 637276 ó escribir un correo a soporte@gobiernoelectronico.gob.ec